Az elmúlt évtizedben általánossá (kötelezővé) vált a közigazgatásban az elektronikus irat-és dokumentumkezelő rendszerek használata (pl: DMS One, POSZEIDON, ASP, stb.). Gyakran előforduló problémák, hogy az ügyek nincsenek lezárva, irattárba helyezve és/vagy irattári tételszámmal ellátva. Vállajuk az iktatórendszerekben az adathiányok pótlását, az iratok lezárását, a selejtezés vagy a levéltári átadás elvégzését is.